Управление финансовыми затратами – существенный вызов не только для финансового отдела, но и для всего бизнеса в целом. Задачу усложняют как разветвленная организационная структура, так и разнообразные направления деятельности. Помимо этого, все департаменты обязаны подавать все необходимые данные о расходах в срок и в полном объеме. Эксперт в сфере IT Антипкин Михаил Сергеевич рассказывает, как информационные технологии способствуют более бережному использованию ресурсов, качественному управлению финансами, а также оптимизируют бизнес-процессы.
Михаил Антипкин, основываясь на личном опыте, отмечает следующие проблемы финансового отдела:
отсутствие или недостаточная детализированность процессов, касаемых контролирования бюджета;
некорректное определение всех источников поступления данных;
сложный для понимания и исполнения платежный календарь;
неясные регламенты и методология учета затрат;
перегруженные или, наоборот, недостаточно детальные формы отчетности;
и, конечно, недостаточная автоматизация всех бизнес-процессов, связанных со сбором и анализом данных по затратам.
В конечном счете в компании наблюдается несоответствие данных, некорректный их анализ и, самое главное, – ошибочная оценка полученных результатов и выводы, которые приводят к неграмотным управленческим решениям и кризисным явлениям внутри компании. Соответственно, для более эффективного использования имеющихся ресурсов и поддержания стабильной работы компании крайне важен грамотно налаженный бюджетный контроль. Для этого необходимо не только проанализировать существующую методологию и сопутствующие процессы, но и организационную структуру компании, подготовленность персонала и имеющийся инструментарий для осуществления финансовой функции.
Очевидно, что на первоначальном этапе важно поставить четкую цель, грамотно и детально сформулировав желаемый результат. Как правило, инициатором выступают лица, заинтересованные в более качественном управлении денежными ресурсами: непосредственно финансовый отдел, топ-менеджмент или руководство.
Далее, по словам Михаила Антипкина, подавляющее большинство проектов по бюджетному контролю строится на схожих принципах:
Основываясь на поставленных задачах, разрабатывается совокупность действий для более грамотного управления всеми аспектами бюджета.
Анализ и совершенствование всех составляющих финансового документооборота.
Автоматизация процессов контроля и ограничения затрат, блокировки несанкционированных действий.
Самым распространенным инструментом для обеспечения достоверности и полноты передаваемой информации служат маршруты согласования – то есть заранее согласованная последовательность этапов для обработки документов внутри организации. Михаил Антипкин подчеркивает, что таким образом возможно разделить ответственность между всеми участниками процесса и усилить контроль.
Помимо прозрачности и оптимизации финансовых бизнес-процессов, бизнесу необходимо поддерживать определенный уровень гибкости для адаптации к изменениям. Существует ряд автоматизированных утилит и решений, которые учитывают нестандартные сценарии и предотвращают необдуманные действия пользователей:
Регистры сведений, представляющие собой полный аналог таблицы базы данных с возможностью отслеживать соответствие значений. Например, они показывают были ли выделенные целевые средства израсходованы на запланированные статьи расходов.
Интеграция с кадровыми данными позволяет минимизировать дополнительные настройки, переадресации и облегчает коммуникации.
Нормативно-справочная информация (master data, основные данные) – центральное ядро системы управления данными. Иными словами, это сведения, которые нормируют и систематизируют деятельность компании, именно на них ссылаются в работе другие системы.
Предваряющие автоматизацию шаги и непосредственная диджитализация финансовых затрат позволяют существенно улучшить бюджетный контроль, минимизировать риски, связанные с денежными средствами, обеспечить гибкость компании, особенно в кризисные и трансформационные периоды.
