2021-06-02T11:01:50+10:00 2021-06-02T11:01:50+10:00

Организация деловых поездок руководителя

freepik.com |  Организация деловых поездок руководителя
freepik.com

Руководители компаний зачастую должны отправляться в командировки для решения различных вопросов, требующих их личного присутствия. Организация деловых поездок руководителя должна быть правильно оформлена документально, так как компании предстоит отчитываться перед налоговыми органами за денежные средства, потраченные на поездку.

Подготовка к поездке включает в себя несколько важных этапов:

  • разработка маршрута и программы пребывания;

  • подбор удобного авиаперелета или проезда поездом;

  • организация трансфера в отель и обратно;

  • выбор отеля и номера с учетом требований руководителя.

Помимо этого, руководителю может понадобиться оформить визу и медицинскую страховку, а также дополнительные услуги, в частности, ВИП-обслуживание в аэропорту, услуги водителя во время командировки, заказ столиков в ресторане для ведения переговоров.

Основания для командировки директора

Документальное оформление командировки любых сотрудников организации, в том числе руководителя, регулируется законодательством Российской Федерации, в частности, Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г.

Служебная поездка оформляется служебной запиской и приказом на командировку, в которых отражены ее сроки, направление и цели.

Цели зависят от конкретной ситуации. Чаще всего это могут быть:

  • личные встречи с партнерами;

  • обсуждение текущих и новых проектов с руководством компаний-поставщиков, контрагентов или заказчиков;

  • участие в выставках, проектах, презентациях своей компании;

  • подписание договоров о сотрудничестве.

Зачастую оформлением командировки занимается секретарь или личный помощник директора.

Приобретение билетов

Когда маршрут и даты деловой поездки согласованы, необходимо подобрать оптимальные билеты. Если речь идет о местной командировке в соседний город, можно купить билеты на поезд.

Важно отметить, что секретарь может приобрести билеты самостоятельно, когда речь идет о несложных стандартных маршрутах.

Если речь идет о сложном маршруте, включающем в себя несколько перелетов, лучше обратиться в специализированное агентство, занимающееся деловым туризмом, например, OneTwoTrip for Business. Сотрудники разбираются в специфике бронирования билетов, а также в их классификации.

При выборе билетов необходимо учитывать множество нюансов:

  • класс места;

  • наличие багажа и ручной клади;

  • возможность выбора места;

  • возможность регистрации на рейс заранее;

  • наличие в поезде вагона-ресторана;

  • оборудование места розетками, откидной спинкой, ЖК-дисплеем;

  • питание в пути;

  • условия обмена и аннуляции билетов.

Агентство предоставит полную информацию об имеющихся билетах и их особенностях и оформит провозные документы с учетом всех требований.

Бронирование гостиницы

К выбору места временного проживания во время деловой поездки нужно подходить ответственно. Одним из важных критериев является адрес отеля, ведь руководителю необходимо быстро добираться до места ведения переговоров или встреч с партнерами.

Отели различаются между собой по многим параметрам:

  • количество и размер номеров;

  • наличие различных категорий номеров;

  • наличие ресторана, бизнес-центра, переговорных;

  • различные дополнительные услуги, например, бассейн или тренажерный зал.

В каждой стране принята своя классификация отелей, во многих странах ее просто нет. Удобнее ориентироваться не на количество звезд отеля, а на его репутацию. Отели, принадлежащие международным сетям, например, Starwood, Hilton, Accor часто ориентированы на бизнес-путешественников.

Руководителю пригодится номер увеличенной площади с гостиной, в которой можно принимать деловых партнеров.

Секретарям или личным помощникам может быть нелегко разобраться во всех тонкостях подбора и бронирования отелей, поэтому стоит обратиться в агентство организации командировок.

Читайте Konkurent.ru в
Яндекс Новости - KONKURENT.RU Google Новости - KONKURENT.RU
Самые свежие материалы от KONKURENT.RU - с прямой доставкой в Telegram
Комментарии (0)
Отправляя комментарий, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.
НОВОСТИ ПАРТНЕРОВ