Кому это действительно нужно
Прежде чем начать гонку за современными технологиями, руководителю компании стоит тщательно просчитать целесообразность перевода организации на новые рельсы, сопоставить плюсы и минусы, обозначить цели и задачи. «Внедрение должно иметь детальное бизнес- и экономическое обоснование, — подчеркивает Алексей Федосеев, директор по информационным проектам консультационно-внедренческой фирмы «ИНТАЛЕВ». — С одной стороны, речь может идти об автоматизации существующих бизнес-процессов. В этом случае основная цель — повышение надежности и оперативности предоставления информации и выделение большего времени сотрудниками на ее анализ, а не на обработку. С другой стороны, главной задачей может быть реорганизация бизнес-процессов.
В любом случае руководитель должен быть готовым к тому, что стоимость комплексной автоматизации, как показывает наш опыт, составит 1 — 2% от месячного оборота фирмы. Если бизнес-цели до конца не ясны или руководство не считает приведенную цену адекватной, то лучшее решение — отказаться от такого шага.
Без знания перспектив развития как самого предприятия, так и его IT-подразделения невозможно ответственно принимать решения, касающиеся автоматизации сегодняшних бизнес-процессов. Поэтому на первом этапе внедрения необходимо определить планы развития фирмы и IT-подразделения, включающего как задачи, так и бюджет».
Однако планировать работу компании на годы вперед не в правилах некоторых руководителей. Им нужен результат здесь и сейчас, чтобы все было как у конкурентов, а «там посмотрим». Последствия такого подхода к бизнесу при автоматизации непредсказуемы. Алексей Федосеев: «Важность стратегического планирования наглядно демонстрирует пример из практики нашей компании. Один из заказчиков — крупное производственное предприятие — выбрал нас в качестве субподрядчика. Все наши доводы о необходимости планирования и постановки задач были отвергнуты. Мы заранее предупредили о возможных последствиях такого подхода, однако руководство поручило написание технического задания начальникам отделов, которые, естественно, не имели системного представления обо всех задачах. После спешного утверждения техзадания выяснилось, что почти половина автоматизированных процессов компании была не нужна, поскольку руководство решило изменить схемы, по которым они осуществлялись. В остальных были обнаружены грубые ошибки, например, вследствие неверного понимания учетной политики. В результате тысячи долларов и несколько месяцев работы были потрачены для заказчика безрезультатно, о вероятности чего мы и предупреждали».
Ольга Меренкова, генеральный директор «ИНТАЛЕВ — Дальний Восток»: «Опыт нескольких лет работы позволяет нам сделать вывод: сбои автоматизированной управленческой системы могут стоить компании огромных средств. Причем это не только деньги, потраченные на установку новых программ, но и упущенная в результате неполадок прибыль. Существует ряд принципиальных моментов внедрения автоматизированных систем, игнорирование или незнание которых может обернуться тяжелыми последствиями для компании».
Проблема в деталях
Начиная процесс внедрения, нужно учитывать целый ряд нюансов, которые будут возникать по ходу работы.
Ольга Меренкова: «Во-первых, внедрение должно быть ограничено как в пространстве — иметь конечную цель, так и во времени. Неопределенность в этих вопросах приводит к тому, что процесс установки может стать бесконечным, а задачи — недостижимыми.
Во-вторых, внедрение автоматизации зачастую требует оптимизации некоторых бизнес-процессов в компании. Обычно в результате оптимизации происходят изменения в структуре либо предприятия, либо отдельных бизнес-направлений. У одного из наших заказчиков в результате оптимизации мы провели реорганизацию складского учета. Она послужила причиной трехкратного уменьшения складских потерь скоропортящихся продуктов.
В-третьих, необходимо корректно определить перечень бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, и план соответствующих работ. Опираясь на них, уже можно разрабатывать техническое задание: как конкретно надо автоматизировать. Чем оно будет детальнее, тем лучше.
Наконец, не обойтись без разработки должностных инструкций. Необходимо обучить пользователей работе с системой и выдать им соответствующие инструкции. Без этого даже самая лучшая система окажется пустой тратой времени и денег.
Некоторые заказчики пытаются сэкономить на обучении. Однако, как правило, уже на этапе эксплуатации сами просят составить им должностные инструкции. В результате внедрения практически всегда происходят реинжиниринг и реструктуризация. Это значит, что персонал будет вынужден работать по-новому. Основная трудность, пожалуй, в преодолении психологического сопротивления персонала изменениям.
Наконец, последний этап — опытная эксплуатация, на котором можно объективно оценить все сделанное ранее. Система начинает работать на практике, а не на бумаге. Заказчику при этом нужно требовать от установщика четкой и хорошо отлаженной работы системы».
Естественно, наряду с руководителем компании одну из ведущих ролей в процессе автоматизации управленческих процессов играет фирма-установщик, от которой во многом и зависит успех всего предприятия. «Организация, осуществляющая внедрение, должна быть не только безукоризненной в профессиональном отношении, — считает Федосеев. — Для заказчика важен и фактор доверия. Дело в том, что во время внедрения установщику будет доступна внутренняя информация компании. Также в процесс обязательно будут вовлечены руководство и специалисты предприятия. В связи с этим репутация компании-установщика может стать решающим фактором».
Все учтено
Один из главных мотивов автоматизации — желание приобрести дополнительное конкурентное преимущество на рынке. Подчас в некоторых сферах деятельности полная компьютеризация работы становится последним словом в борьбе за клиента. «Сложно представить область деятельности более динамичную, чем логистика, — считает Евгений Дикарев, директор компании «Декларант Плюс». — Гарантированная доставка грузов является обязательным условием для успешного ведения бизнеса. Выбрать правильный маршрут, найти наилучшее транспортное решение, надежно и вовремя доставить груз — это основы современной логистики.
На сегодняшний день повышение эффективности управления перевозочным процессом в сфере транспортных услуг может быть достигнуто и на базе современных информационных технологий. Автоматизация логистических процессов особенно актуальна в условиях структурных реформ, проводимых в железнодорожной отрасли. Электронные справочники, атласы и современные интернет-системы позволяют, например, полностью автоматизировать расчет провозной платы или отслеживать движение грузов. Технологии автоматизации упрощают доступ к информации и дают возможность сотрудникам компании работать даже вне офиса».
Как известно, самые благие начинания могут не дать желаемого эффекта из-за так называемого человеческого фактора. Между тем, и персонал можно контролировать при помощи электронных систем. Валерий Шевчук, генеральный директор ЗАО «Спецмонтажсервис»: «Если руководитель желает повысить уровень дохода компании, ему в любом случае не обойтись просто организационными мероприятиями, вроде приема на работу сторожа, вахтера или охранников. Для эффективного контроля бизнеса менеджмент может использовать и современное оборудование, которое на данный момент широко представлено на рынке систем технической безопасности. Например, программное обеспечение системы учета рабочего времени позволяет собирать данные о прибытии и уходе сотрудников и на их основе формировать отчеты. В них могут содержаться сведения о неявках на работу, количестве и продолжительности выходов с территории компании в течение рабочего дня и общем времени отсутствия на предприятии».
Некоторые руководители забывают о том, что автоматизация требует человеческого участия, причем немалого. Даже поставленный на компьютерные рельсы бизнес не будет работать сам по себе, а значит, автоматизация — это не панацея от управленческих ошибок и промахов.
Комментарий
Яна Бубненкова, фитнес-директор ООО «Мастер Джим»:
«Положительных сторон в автоматизации бизнеса значительно больше, чем отрицательных. Главный плюс заключается в повышении оперативности работы: взаимосвязь между подразделениями компании становится четче и быстрее. Автоматизация позволяет вести точную статистику и быстро получать нужные данные. Качественное программное обеспечение, установленное в компании, значительно упрощает финансовые проверки и дает возможность руководителям постоянно контролировать отчетность.
Конечно, есть и минусы. Например, в систему может попасть вирус, который повредит все собранные данные. В связи с этим необходимо внедрять антивирусные программы и следить за их обновлением.
Безусловно, повышается и риск кражи конфиденциальной информации. Этот вопрос также требует пристального внимания и постоянного контроля.
Появляется и проблема с кадрами, умеющими работать с компьютерными системами. Необходимо набирать персонал, даже не столько умеющий работать с современным программным обеспечением, сколько перспективный и способный легко этому научиться».
