Создание электронного архива документов компанией OSG включает оцифровку документов и их интеграцию в интерфейс. Этот процесс обеспечивает быстрый доступ к отсканированным изображениям документов на основе ключевых данных. Электронный архив способствует эффективному управлению документами и их поиску, повышая производительность организации и информационную безопасность. Благодаря передовым протоколам шифрования и механизмам контроля доступа OSG обеспечивает конфиденциальность и целостность данных в электронном архиве. Система электронный архив позволяет настраивать уровни доступа, предоставляя различным отделам различные уровни доступа к документам и функциональности. Кроме того, функция мобильности электронного архива позволяет пользователям получать доступ к документам из любого места с подключением к Интернету, способствуя бесперебойной совместной работе и эффективности рабочего процесса.
Документы стандартных форматов:
- Бумажные документы.
- Сшитые документы.
- Технические документы большого формата.
Специальные типы документов:
- Ветхие книги и библиотечный фонд.
- Рукописные и старинные документы.
- Чертежи, карты и планы.
Служба электронного архива OSG предлагает современное решение проблем управления документами, позволяя предприятиям оптимизировать операции и безопасность данных.
Компания ОСГ использует широкий спектр оборудования для оцифровки:
- Высокоскоростные промышленные сканеры для массовой оцифровки.
- Планшетные сканеры для документов в сшивках.
- Широкоформатные сканеры для технической документации.
- Планетарные сканеры для оцифровки ветхих и хрупких документов.
Этапы создания архива от ОСГ:
- Сбор бумажных документов у клиента.
- Подготовка и сканирование — документы разбираются, очищаются от скрепок, сканируются в нужном формате (PDF, TIFF и т.д.).
- Индексация — к каждому файлу добавляются метаданные (название, дата, номер договора и т.д.) для быстрого поиска.
- Загрузка в электронный архив — размещение файлов в облачную систему.
- Доступ через интерфейс — клиент получает логин и пароль для работы с документами.
Преимущества:
- Доступность 24/7 из любой точки через интернет.
- Безопасность хранения (резервные копии, шифрование, защита от утечек).
- Быстрый поиск документов по ключевым полям.
- Снижение бумажного документооборота.
- Упрощение подготовки к проверкам и передаче данных аудиторам.
Где применяется:
- бухгалтерские документы (накладные, счета, акты);
- договоры и юридические документы;
- кадровые и личные дела сотрудников;
- архивы с длительным сроком хранения.
