Похудеть, бросить курить и продуктивно организовать свою работу. Между этими задачами много общего — они прежде всего требуют постоянного самонаблюдения и жесткой самодисциплины. Многим это дается нелегко.
Бич нового поколения людей — многозадачность. Всех подкашивает необходимость в течение дня десятки раз переключаться между принципиально разными задачами, имеющими различные приоритеты. «Тут действует правило «важно успеть важное», — считает Надежда Поволоцкая, основатель и руководитель тренингового центра «Студия технологий успеха».
Срочно-важно
Частое переключение между задачами отвратительно влияет на производительность труда, но избавиться от него так же трудно, как бросить курить. «В условиях многозадачности человек просто перегружается, а от постоянного перегруза начинает испытывать синдром эмоционального выгорания», — сообщила Надежда Поволоцкая.
Казалось бы, на помощь приходят методологии тайм-менеджмента, направленные на эффективную организацию режима дня и повышение продуктивности. Однако общая проблема этих методологий в том, что они редко приживаются. Игорь Ткач, бизнес-тренер: «Практически каждый человек тратит на работу больше времени, чем хочет, устает больше, чем хочет. Если рабочее и свободное время сбалансированы, то тайм-менеджмент человеку не нужен».
Большинство людей стремится не к продуктивности, а к результатам. И многочисленные примеры успешных людей вовсе не демонстрируют прямой связи между высокой продуктивностью и миллионами на счетах. «Только во вторую очередь нужно расставлять приоритеты в работе. Сначала нужно понять, к чему стоит стремиться, какие задачи считать важными», — объясняет Игорь Ткач.
Приоритетные задачи разделяются на три категории: срочные — когда дедлайн поджимает, важные и все остальные. Важные задачи нужно выполнять до того, как они становятся срочными. Если работать в режиме цейтнота, то потом организм долгое время восстанавливается, а за это время копятся другие важные дела. «И получается замкнутый круг: важные дела снова становятся срочными, мы снова выполняем их экстренно, снова устанем, снова отдыхаем и откладываем дела на потом», — сетует Игорь Ткач.
Флажки, шкалы «срочно-важно» и прочие атрибуты формализованного тайм-менеджмента не очень-то ложатся на стиль мышления «работающего с информацией», как недавно стали классифицировать тружеников компьютера и планшета бизнес-школы и аналитики.
Игорь Ткач: «Яркий пример — менеджеры в магазинах бытовой техники. Они стоят, смотрят видео с телефона, работать им неинтересно. Когда коллеги спрашивают у них: «Сколько времени?», они отвечают: «Еще два часа осталось» и продолжают смотреть ролики. Если бы эти люди были как-то связаны с происходящим на видео — это одно дело, но чаще всего такие ребята просто «засоряют эфир». На красивую жизнь они с такой стратегией поведения никогда не заработают».
Есть простые и очевидные вещи — цели, конкретные дела и задачи, а вот способы организации всего этого в голове или на бумаге у каждого свои, и общим, бесспорным моментом является разве что привязка некоторых дел к месту и времени. Например, вовлеченность в гаджеты. Если представители старшего поколения привыкли смотреть в один монитор (телевизор или компьютер), то более молодые люди одновременно смотрят в компьютер и отслеживают уведомления в телефоне, работают на планшете и следят за происходящим в телевизоре. «Внимание рассеивается, энергия затрачивается, а результативность снижается. Чем больше поток информации, тем сложнее нам ее обработать», — отмечает Надежда Поволоцкая.
Во время выполнения важных задач отвлекаться нужно минимально. Игорь Ткач: «В условиях мультизадачности мозг не устает, утомляется сам человек. Просматривая новостные ленты, социальные сети и ролики, мы перегружаем свои рецепторы, засоряем свое сознание. Фактически мы не делаем четыре дела одновременно, мы переключаемся с одного на другое, и это тоже утомляет. Мы хапаем огромное количество информации, которая за последние 20 лет обрушилась на людей в огромном объеме. Просматривая Facebook утром, мы получаем больше информации, чем средний крестьянин за всю жизнь. Человек не готов все это рационально осмыслить. Пока он глубоко изучает одну тему, информация уже устаревает. Сейчас даже появился такой термин — «человек-сканер», и это не комплимент. Человек принимает и воспроизводит информацию, не осмысляя ее. Бесконечный сбор информации приводит к тому, что повышается тревожность, психологическое напряжение и эмоциональное выгорание».
Что делать?
Айна Сарычева, психолог, бизнес-коуч: «Ведение ежедневника очень помогает эффективно спланировать время. Помогает и зарекомендовавший уже себя метод — «Квадрат Эйзенхауэра». Необходимо разделить лист ежедневника на четыре поля и расписать свои дела, задачи по следующим критериям: первое поле — важные и безотлагательные дела; второе — важные, но не очень срочные дела; третье — не важные, но срочные дела; четвертое — не важные и не срочные дела».
Часто причиной прокрастинации является отсутствие интереса и мотивации для выполнения задач, на что есть уже около 30 приемов. Для планирования времени используют метод «Швейцарский сыр» — в рабочем времени работник оставляет себе «дыры», которые может занять другими проектами или личными делами.
«Можно поспорить с коллегами или друзьями, что конкретное дело будет выполнено к конкретной дате. Эффективная мотивация делится на две категории: поощрение и наказание. Есть два типа людей — одни тянутся к морковке, другие убегают от гвоздика. Лучше не наказывать себя, а составить список из приятных вещей, которыми можно наградить себя за проделанную в срок работу. Пусть в этом перечне будет 200 приятных вещей», — советует Игорь Ткач.
«Чтобы рабочий процесс был эффективен, лучше всего действовать в команде, где каждый отвечает за конкретные задачи. Взваливая на себя все и сразу, сотрудник может рано или поздно «сломаться». Но если степень ответственности «по зубам», то очень ценны сотрудники с проактивной жилкой», — считает Айна Сарычева.
Руководитель может принимать участие в планировании времени сотрудников. Существуют три типа работников: новичок, специалист и профессионал. Новичок не владеет пониманием приоритетов, не до конца понимает цели, и руководство должно его контролировать, объяснять ему важность тех или иных дел. Специалист — более опытный человек, он частично берет на себя ответственность, знает свои сильные и слабые стороны и старается работать в зоне комфорта. Ему нужно предоставить больше свободы, но руководитель должен с него спрашивать за своевременное выполнение работ. Профессионал может сам распределить свое время, руководство его «отпускает».
«Вообще, самым неэффективным принципом при работе с подчиненными является принцип «делай как я». Один человек не имеет семьи, маленьких детей и живет в Калифорнии. Он может рассказывать, что встает в пять утра, занимается спортом, пьет свежевыжатый сок перед работой. Его подчиненный в Якутске все это выполнять не может», — объясняет Игорь Ткач.
Надежда Поволоцкая считает, что руководитель, который знаком с членами своего коллектива, обычно на интуитивном уровне понимает, какой ресурс у каждого сотрудника, кто сможет выполнить больше заданий.
«Для продуктивной работы сотрудники должны быть вовлечены в процесс, разделять ценности компании. Если этого не происходит, то им просто неинтересно стремиться к выполнению всех задач, от этого падает эффективность и эмоциональность кадров, — сообщает Надежда Поволоцкая. — Как показывает практика, лучше справляются с задачами те сотрудники, руководство которых понимает, что кадры — наше все. Часто к нам обращаются для того, чтобы мы «прокачали» сотрудников, потому что они — основной ресурс. Для людей важно научиться понимать друг друга, ведь ссоры и конфликты лишают людей энергии не меньше, чем большое количество работы».
Умение понимать людей — навык, необходимый и для руководства. Планирование рабочего процесса сотрудники могут проводить самостоятельно. Но следует понимать, что бывают формальные планерки по 3–4 часа, от которых нет толка. По-настоящему эффективную планерку можно провести и за 15 минут, этого времени хватит, чтобы получить заряд и настроиться на рабочий лад.
Очень многое в режиме рабочего дня каждого человека зависит от ценностей и корпоративной культуры компании. Например, в коллектив, где принято начинать рабочий день с чаепития, приходит новый сотрудник. Новичок начинает работать ровно в девять, в то время как остальные до десяти даже не притрагиваются к рабочим делам. Возникает проблема: либо новый сотрудник примет привычки остальных, либо он останется белой вороной. Это работает и наоборот: весь коллектив приходит и начинает работать, а один новый человек по полчаса каждое утро смотрит смешные видео и пьет кофе. Рано или поздно ему скажут, что его поведение отвлекает остальных.
Надежда Поволоцкая: «Бывает, что в сложившийся коллектив, где все утром обмениваются новостями и гоняют чаи, приходит новый руководитель, который хочет установить жесткую дисциплину. Но не все привычки нужно искоренять, ведь не на пустом месте они появились. Например, в курилке решаются важные вопросы, там общаются коллеги из разных отделов. Если отменить курилки, то что-то может измениться».
Ксения СУХИХ
ЛИЧНЫЙ ОПЫТ
Инна Батрашкина, генеральный директор ООО «Вся реклама»: «Сегодня все вокруг говорят, пишут, проводят тренинги про эффективность и продуктивность. При этом по-прежнему многие руководители и их сотрудники утопают в текучке и ничего не успевают. Я и сама с развитием бизнеса стала брать на себя все больше и больше задач. В итоге все-таки наступила на грабли: «Я ничего не успеваю».
Конечно, я проходила многочисленные курсы и тренинги по тайм-менеджменту, прочла десятки книг по управлению временем. Проблема в том, что каждый источник дает огромное множество советов, как эффективно распределять свое время, но, как оказалось, далеко не все из этих советов подойдут именно в вашем случае. Поэтому чаще всего происходит так: человек, зарядившись мотивацией на очередном тренинге, начинает применять какие-то советы или упражнения, но в итоге либо этой мотивации хватает ненадолго (потому что по старинке быстрее, чем привыкнуть к этим новым способам), либо это не помогает и приносит разочарование. Поэтому я пришла к выводу, что нужно пробовать не все сразу, а поочередно подбирать то, что подойдет и будет удобно именно для меня.
Первое, с чего я начала, — сократила до минимума отвлекающие факторы. В сегодняшнем нескончаемом потоке информации то и дело хочется отвлечься на социальную сеть, новостную ленту или посмотреть видео с интересным заголовком. Один лайк, один комментарий, заглянуть на почту — не пришло ли там чего важного, а вот уже и обед. Я отключила все всплывающие уведомления социальных сетей на мобильном и рабочем компьютере. И постаралась ограничить себя от потока сторонней информации в рабочее время. Если я работаю над важной задачей — мой телефон находится на беззвучном режиме экраном вниз. Я обязательно перезвоню и отвечу всем, как только закончу. Так на выполнение одной задачи у меня в среднем уходит 20 минут вместо 40–60. В этом вопросе мне очень помогла книга Алекса Новака «Книга, которой нет».
Раньше мой рабочий день начинался с проверки почты. Иногда на это уходило несколько часов. Потом коллега попросил помочь разобраться, ответила на несколько звонков — и снова не успела закончить важное дело. Сейчас я выстраиваю все свои задачи на день по «матрице Эйзенхауэра», и это действительно помогает. Мой рабочий день всегда начинается с дел, которые срочные и важные на сегодня. Так к концу дня я довольна собой, что сделала важные дела и у меня остается еще немного времени на то, чтобы разобрать почту, помочь коллегам или посмотреть полезное видео на «Ютубе».
Ежедневник всегда под рукой! Раньше я сталкивалась с проблемой, что пообещала выслать договор до среды, подготовить презентацию или просто помочь. В итоге приходилось откладывать какие-то другие важные дела, потому что обещала. Либо задерживать сроки и формировать себе имидж невыполненных обещаний. Сегодня у меня есть план на неделю, и в конце каждого рабочего дня у меня заложено 15 минут, чтобы скорректировать план на завтра. К этому же приучила и своих сотрудников.
Таким образом, на следующий день я еду в офис, уже зная, сколько задач мне сегодня предстоит выполнить, с чего стоит начать, и понимаю, смогу ли я взять дополнительную нагрузку. А в случае обещаний — тут же открываю ежедневник и ставлю задачи на ближайшие свободные дни. Как правильно выстраивать свой рабочий график и планы на день, мне помогла книга Дэвида Рока «Мозг. Инструкция по применению. Как использовать свои возможности по максимуму и без перегрузок».
Это основные приемы, с которыми я работаю каждый день. Есть еще много косвенных вещей, из которых складывается эффективное управление временем. Занятия спортом, в результате которых вырабатываются гормоны, отвечающие за быстрое принятие решений и уверенность в своих действиях. Регулярное правильное питание и вода помогают поддерживать работоспособность мозга в течение всего дня и исключают варианты сонливости в первой половине дня или сразу после обеда. Крепкий здоровый сон и режим дня исключает возможность проспать или, наоборот, работать допоздна, что позволяет никогда не опаздывать и всегда быть бодрой и готовой к любым ситуациям. Свежий воздух, отдых и прогулки за городом позволяют всегда быть в работоспособном состоянии, минимально болеть и, как следствие, не откладывать и не переносить важные задачи и проекты. Хорошие отношения с близкими и коллегами дарят настроение и мотивацию к работе и, как следствие, снижают уровень прокрастинации».
