Кому нужны должностные инструкции

В первую очередь, должностные инструкции нужны для того, чтобы каждый сотрудник четко понимал свою роль в компании, свои права, полномочия и функции, ответственность и нормы поощрения. Они позволяют прояснить взаимоотношения между работодателем и наемным работником. Как правило, процесс написания должностных инструкций начинается с составления перечня задач, которые нужно выполнять подчиненному. Обычно такой список содержит 20-30 должностных обязанностей, которые пересматриваются и сокращаются. В конечном счете, из них в документ записывается 10-12. Грамотно составленная инструкция может быть хорошим инструментом по управлению персоналом, но в этом смысле многие компании ими пренебрегают.

Согласно исследованиям, должностные инструкции сегодня имеют менее 40% российских компаний. Причем они либо выполнены еще в 70-80-х прошлого века, либо представлены крайне схематично на одной или двух страницах. Другими словами, не отвечают требованиям современного уровня управления предприятием. Большинство же работников коммерческих фирм в своей деятельности основываются на устных указаниях руководства и стихийно сложившемся распределении функциональных обязанностей. И характерно это зачастую для небольших компаний, численность которых на рынке преобладает.

Елена Шакина, начальник отдела по работе с персоналом ОАО «ДВМП»: «Наша компания активно использует должностную инструкцию в управлении персоналом — это удобно, когда предприятие крупное. А пренебрегают данным документом, как правило, мелкие фирмы. Ведь он накладывает большие обязательства на руководство и в случае конфликта с подчиненным или его увольнения дает большие привилегии последнему».

Последствия стихийной организации управления общеизвестны. Неравномерная загрузка персонала в течение года, при которой потери рабочего времени и перегрузки могут составлять до 25% от общего фонда времени. Текущая работа по разовым поручениям руководителя, отвлекающая работников от выполнения основных обязанностей, значительная продолжительность рабочего дня, достигающая 10-12 часов в день. Кроме того, это создает большие трудности в работе на новой должности для молодых специалистов.

По мнению Александра Терехина, руководителя проекта «Владаренда.ru», все эти последствия предприниматели не берут во внимание из-за неразвитости рынка: «Недавно я посетил семинар, посвященный оптимизации бизнес-процессов и затрагивающий работу с должностной инструкцией. К моему удивлению, среди слушателей оказалось всего 10% топ-менеджеров и собственников компаний, а в остальном же присутствовали бухгалтеры и финансисты — специалисты, которые к рассматриваемым вопросам отношения не имеют. Почему так происходит? Просто в Приморье рынок пока еще дикий, и немногие руководители понимают важность некоторых аспектов в ведении бизнеса».
В кризис многие даже попытались найти выгоду в отсутствии или неиспользовании документа, регламентирующего рабочий процесс. «Иногда собственники отказываются от работы по должностной инструкции из-за желания сэкономить. Они навешивают на одного сотрудника функционал троих, а зарплату не повышают. В результате, напротив, выходит только убыток, т.к. в компании начинает твориться бардак», — считает Терехин.